Komentarz eksperta HR KONO S.A._członka SAZ_APT w nowych realiach rynku pracy.

APT w nowych realiach rynku pracy. Dlaczego firmy powinny przygotować się na zmianę modelu, kosztów i kontroli?

Rynek zatrudnienia zewnętrznego w Polsce wchodzi w etap istotnej zmiany. Przez wiele lat firmy produkcyjne, logistyczne i magazynowe korzystały z różnych modeli współpracy z podmiotami zewnętrznymi, aby szybko reagować na braki kadrowe, sezonowość produkcji i rotację pracowników. Najważniejsze były dostępność pracowników, elastyczność oraz możliwie najniższa stawka godzinowa.

Dziś takie podejście przestaje wystarczać.

Zmiany w przepisach dotyczących rynku pracy, zatrudniania cudzoziemców oraz zapowiadane wzmocnienie uprawnień kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy przesuwają rynek w stronę większej przejrzystości, odpowiedzialności i lepszego uporządkowania modeli współpracy.

Szczególne znaczenie mają tu dwie ustawy z dnia 20 marca 2025 r.: Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, opublikowana jako Dz.U. 2025 poz. 620, oraz Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, opublikowana jako Dz.U. 2025 poz. 621.

Nowe przepisy dotyczące powierzania pracy cudzoziemcom weszły w życie 1 czerwca 2025 roku i stały się ważnym impulsem do ponownej oceny sposobu organizowania pracy osób z zagranicy. Równolegle coraz większe znaczenie ma przygotowanie firm do nowego podejścia kontrolnego, w którym analizowana będzie nie tylko treść umowy, ale przede wszystkim faktyczny sposób wykonywania pracy.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność zadania sobie praktycznego pytania: czy dotychczasowy model współpracy z pracownikami zewnętrznymi jest nadal właściwy, przejrzysty i możliwy do uzasadnienia w przypadku kontroli?

RYNEK POTRZEBUJE WIĘKSZEJ PRZEJRZYSTOŚCI 

Dotychczas na rynku funkcjonowało wiele modeli współpracy z pracownikami zewnętrznymi. W praktyce różnice między nimi nie zawsze były czytelne dla klientów, pracowników i samych organizacji. Często najważniejszym kryterium wyboru była cena, a nie rzeczywisty sposób organizowania pracy, zakres odpowiedzialności czy przejrzystość modelu.

Dziś to podejście wymaga zmiany.

Największe znaczenie ma nie sama nazwa usługi, ale to, jak współpraca wygląda w rzeczywistości. Jeżeli pracownik wykonuje zadania w zakładzie klienta, zgodnie z jego organizacją pracy, według jego grafiku i pod jego bieżącym nadzorem, przedsiębiorca powinien przeanalizować, czy bardziej adekwatnym rozwiązaniem nie jest model pracy tymczasowej realizowany przez uprawnioną agencję.

To właśnie Agencja Pracy Tymczasowej daje w takich sytuacjach bardziej przejrzysty podział ról. Agencja zatrudnia pracownika tymczasowego, a pracodawca użytkownik korzysta z jego pracy w określonych warunkach. Taki model jest znany, uregulowany i oparty na jasno opisanej odpowiedzialności stron.

Dlatego coraz więcej firm będzie musiało przejść od myślenia: „potrzebuję szybko ludzi”, do myślenia: „potrzebuję modelu, który jest legalny, przejrzysty i bezpieczny organizacyjnie”.

NOWY MODEL KONTROLI: LICZY SIĘ PRAKTYKA, NIE TYLKO NAZWA UMOWY

Jednym z najważniejszych wniosków dla przedsiębiorców jest to, że w najbliższych latach można oczekiwać większego znaczenia kontroli realnego sposobu wykonywania pracy, a nie wyłącznie samej treści umów czy nazw stosowanych modeli współpracy.

Firmy powinny przygotować się na pytania dotyczące praktyki: kto faktycznie wydaje polecenia pracownikom, kto ustala grafik, kto organizuje stanowisko pracy, kto nadzoruje tempo i jakość pracy, kto rozlicza czas pracy, kto prowadzi dokumentację i kto ponosi odpowiedzialność za pracownika.

W tym kontekście APT staje się modelem bardziej czytelnym, ponieważ wprost odpowiada na sytuację, w której pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy użytkownika, w jego zakładzie i zgodnie z jego organizacją pracy.

Dla firm oznacza to konieczność przygotowania się nie tylko do zmiany umów, ale także do zmiany sposobu myślenia o całym procesie. Bezpieczeństwo współpracy nie zależy wyłącznie od tego, co znajduje się w dokumencie. Zależy od tego, czy dokumentacja, praktyka operacyjna i rzeczywisty podział odpowiedzialności są ze sobą spójne.

FIRMY HR MUSZĄ ZMIENIĆ SPOSÓB ROZMOWY Z KLIENTEM

Dla firm działających w obszarze HR i zatrudnienia zewnętrznego zmiana ta nie jest wyłącznie tematem prawnym. To realna decyzja biznesowa, organizacyjna i komunikacyjna. Oznacza konieczność zmiany sposobu rozmowy z klientami, przeliczenia kosztów, wyjaśnienia nowych stawek oraz przygotowania przedsiębiorców do bardziej przejrzystych modeli współpracy.

W nowych realiach rynku coraz większe znaczenie ma nie tylko samo pozyskanie pracowników, ale również właściwe dobranie modelu współpracy do faktycznego sposobu organizowania pracy. Firmy korzystające dotychczas z mniej jednoznacznych rozwiązań powinny analizować, czy w ich przypadku właściwszym i bardziej przejrzystym rozwiązaniem nie będzie praca tymczasowa realizowana przez uprawniony podmiot.

Nie chodzi o prostą zmianę nazwy usługi, ale o uporządkowanie całego sposobu współpracy z pracownikami zewnętrznymi. Dla klienta oznacza to konieczność spojrzenia szerzej: nie tylko na cenę roboczogodziny, lecz także na zakres odpowiedzialności, dokumentację, legalizację, obsługę kadrową oraz gotowość do wykazania prawidłowości modelu podczas kontroli.

Komentarz eksperta HR KONO S.A.

Przez lata firmy potrzebowały przede wszystkim elastyczności i szybkiego dostępu do pracowników. Dziś to nadal jest ważne, ale nie wystarcza. Klienci coraz częściej potrzebują modelu, który jest przejrzysty, zgodny z aktualnymi realiami i możliwy do uzasadnienia w praktyce.

Właśnie dlatego coraz większą rolę odgrywa edukacja klientów w zakresie właściwego doboru modelu współpracy. Firmy powinny wiedzieć, kiedy dany model odpowiada rzeczywistej organizacji pracy, jakie obowiązki się z nim wiążą i jakie ryzyka może ograniczać.

APT JAKO KIERUNEK DLA FIRM KORZYSTAJĄCYCH Z PRACOWNIKÓW ZEWNĘTRZNYCH

Agencja Pracy Tymczasowej nie jest już wyłącznie jedną z wielu opcji. W nowych realiach rynku coraz częściej staje się naturalnym kierunkiem dla firm, które korzystają z pracowników zewnętrznych w swoim zakładzie i organizują ich codzienną pracę.

Model pracy tymczasowej wprost zakłada, że pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy użytkownika. Dzięki temu podział ról jest bardziej czytelny zarówno dla klienta, jak i dla pracownika oraz organów kontrolnych.

Dla firm produkcyjnych, magazynowych i logistycznych ma to duże znaczenie. W wielu przypadkach pracownicy zewnętrzni wykonują zadania na zmianach, w zespołach klienta, w jego zakładzie i według jego potrzeb operacyjnych. W takiej sytuacji model APT pozwala uporządkować współpracę i lepiej dopasować ją do realnego sposobu wykonywania pracy.

WYŻSZA STAWKA JEST KONSEKWENCJĄ ZMIANY MODELU

Dla wielu firm najtrudniejszym elementem tej zmiany jest akceptacja wyższej stawki. Przejście na model pracy tymczasowej realizowany przez uprawnioną agencję często oznacza wzrost kosztu godzinowego, np. o kilka złotych za godzinę pracy pracownika. Dla klienta może to wyglądać jak zwykła podwyżka ceny. W praktyce jest to jednak koszt zupełnie innego poziomu odpowiedzialności.

Cena usługi w modelu APT obejmuje nie tylko samą roboczogodzinę. W stawce mieszczą się między innymi: obsługa kadrowo-płacowa, dokumentacja pracownicza, legalizacja pracy cudzoziemców, administracja, zgodność z przepisami, rekrutacja, koordynacja, rozliczenia, wsparcie pracownika, przygotowanie do kontroli oraz odpowiedzialność właściwego podmiotu jako pracodawcy.

To oznacza, że porównywanie APT z mniej sformalizowanymi modelami wyłącznie przez pryzmat stawki godzinowej może prowadzić do błędnych wniosków. Niższa cena nie zawsze oznacza niższy koszt. Czasem oznacza jedynie, że część ryzyk, obowiązków i kosztów nie jest widoczna na pierwszym etapie współpracy.

Komentarz eksperta HR KONO S.A.

Najtrudniejsze jest wytłumaczenie klientom, że nie mówimy o zwykłej podwyżce ceny. Przejście na bardziej uporządkowany model współpracy, w tym model pracy tymczasowej realizowany przez uprawnioną agencję, często oznacza wzrost stawki o kilka złotych za godzinę. Za tą różnicą stoi jednak zupełnie inny zakres odpowiedzialności.

Klient nie płaci tylko za obecność pracownika na zmianie. Płaci za legalizację, dokumentację, obsługę kadrowo-płacową, koordynację, zgodność z przepisami i odpowiedzialność właściwego podmiotu jako pracodawcy. To jest koszt bezpieczeństwa i uporządkowania modelu współpracy.

LEGALIZACJA, COMPLIANCE I KONTROLA STAJĄ SIĘ CZEŚCIĄ CENY

W nowych realiach firmy powinny patrzeć na koszt współpracy szerzej niż tylko przez pryzmat wynagrodzenia pracownika i marży dostawcy. Coraz większe znaczenie ma koszt przygotowania do ewentualnej kontroli: dokumentacja, zgodność danych, uporządkowane procesy, jasny podział obowiązków i możliwość wykazania, kto za co odpowiada.

Szczególnie ważnym elementem kosztu jest legalizacja pracy cudzoziemców. Przez lata wielu przedsiębiorców traktowało ją jako zaplecze administracyjne. Obecnie jest to jeden z kluczowych obszarów ryzyka biznesowego.

Każdy błąd w dokumentacji, terminach lub procedurach może wpływać na bezpieczeństwo całej współpracy. Dlatego profesjonalna obsługa pracowników cudzoziemskich wymaga specjalistów, systemów, procedur, kontroli dokumentów i bieżącego nadzoru nad procesem.

Agencje pracy, które działają w sposób odpowiedzialny, muszą utrzymywać zaplecze kadrowe, prawne, administracyjne i koordynacyjne. To generuje realne koszty, które muszą znaleźć odzwierciedlenie w cenie usługi.

OD NAJNIŻSZEJ CENY DO ODPOWIEDZIALNEGO MODELU WSPÓŁPRACY

Zmiana modelu współpracy wymaga rozmowy nie tylko z działami HR, ale również z osobami odpowiedzialnymi za budżet, produkcję, operacje i zarządzanie ryzykiem. Wzrost stawki o kilka złotych za godzinę może być dla wielu firm wyzwaniem, szczególnie jeśli przez lata porównywały oferty głównie na podstawie ceny.

Jednak w nowych realiach samo porównanie stawek nie wystarcza. Klient powinien wiedzieć, co znajduje się w cenie usługi i jakie ryzyko zostaje ograniczone dzięki bardziej uporządkowanemu modelowi.

Rynek pracy w Polsce musi przejść zmianę sposobu myślenia. Przez lata wiele decyzji zakupowych w obszarze usług personalnych opierało się przede wszystkim na cenie. Dziś coraz większe znaczenie mają: przejrzystość modelu, legalizacja pracy, dokumentacja, odpowiedzialność stron, jakość rekrutacji, koordynacja i możliwość wykazania prawidłowej organizacji współpracy.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie: „ile kosztuje godzina pracy?”. Znacznie ważniejsze staje się pytanie: „co obejmuje ta stawka i jakie ryzyko ogranicza?”.

Wnioski

Zmiany z 2025 roku oraz kierunek reformy Państwowej Inspekcji Pracy są ważnym sygnałem dla całego rynku zatrudnienia zewnętrznego. Przedsiębiorcy korzystający z pracy cudzoziemców i pracowników zewnętrznych muszą dokładniej analizować, czy stosowany model współpracy odpowiada rzeczywistemu sposobowi organizowania pracy.

W sytuacjach, w których pracownik wykonuje zadania w zakładzie klienta, według jego organizacji i pod jego bieżącym nadzorem, praca tymczasowa realizowana przez uprawnioną agencję staje się modelem bardziej przejrzystym, bezpieczniejszym i lepiej dopasowanym do aktualnych realiów.

Wraz z tą zmianą rosną koszty. Nie jest to jednak wyłącznie wzrost ceny pracy. To koszt legalizacji, dokumentacji, obsługi kadrowo-płacowej, compliance, koordynacji, przygotowania do kontroli i odpowiedzialności. Innymi słowy — koszt bezpieczeństwa.

Dla firm korzystających z pracowników zewnętrznych oznacza to konieczność przygotowania się do nowych realiów rynku pracy — organizacyjnie, kosztowo, komunikacyjnie i kontrolnie. Celem nie jest jedynie zapewnienie obsady, ale wybór takiego modelu współpracy, który będzie przejrzysty, odpowiedzialny i możliwy do uzasadnienia w praktyce.

Przyszłość rynku nie będzie opierała się wyłącznie na najniższej stawce. Będzie opierała się na przejrzystości, legalności i odpowiedzialnym modelu współpracy.